Profil

1.1         Visi, misi, tujuan, dan sasaran serta strategi pencapaian FPIPS-UPI

Proses/Mekanisme Penyusunan Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran Fakultas Pendiidkan Ilmu Pengetahuan Sosial Universitas Pendidikan Indonesia (FPIPS UPI) sebagai unit pengelola departemen/program studi sarjana.

1.1.1   Visi

”Menjadi fakultas pelopor dan unggul dalam pengembangan ilmu, teknologi, dan profesi berbasis penelitian pada tahun 2020.

 

1.1.2   Misi

  1. Mengembangkan jurusan sebagai penyelenggara program studi mempersiapkan sumber daya manusia (SDM) tenaga kependidikan dalam pendidikan ilmu pengetahuan sosal.
  2. Mengembangkan jurusan sebagai penyelenggara program studi yang mempersiapkan sumber daya manusia (SDM) tenaga profesional dalam bidang ilmu-ilmu sosial dan kepariwisataan.
  3. Meningkatkan mutu penelitian dan pengembangan dalam bidang ilmu pendidikan IPS dan ilmu sosial untuk memperkuat epistimologi keilmuan dan mutu profesionalisme lulusan

1.1.3   Tujuan

Untuk mencapai Visi dan Misi di atas, FPIPS mengembangkan kebijakan mutuyang bertujuan sebagai berikut.

  1. Meningkatkan kualitas proses pendidikan untuk menghasilkan lulusan yang profesional dan berdaya saing.
  2. Meningkatkan kualitas penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan publikasi ilmiah.
  3. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia.
  4. Melakukan perbaikan terus menerus terhadap proses, pelayanan dan efektivitas penerapan Sistem Manajemen Mutu.

 

1.1.4   Sasaran dan strategi pencapaiannya

  1. Secara reguler menciptakan iklim akademis yang kondusif melalui penyediaan sarana dan prasarana pendidikan yang memadai, penyelenggaraan perkuliahan yang intensif, manajemen dan penggunaan teknologi modern dalam sistem informasi akademik dan kemahasiswaan, kegiatan bersifat kokurikuler dan ekstrakurikuler, serta suasana kampus yang aman, tenang, dan nyaman.
  2. Mewajibkan studi lanjut bagi para dosen dan mendorong tenaga administrasi serta mengikutsertakan dalam program pendidikan dan latihan sesuai kepakaran dan bidangnya masing-masing. Target utama adalah para dosen yang belum selesai S2 untuk lulus pada tahun 2016.
  3. Menyelenggarakan dan mengikuti pelatihan manajemen dan metodologi penelitian dengan target tersedianya bank proposal bermutu, mengembangkan payung penelitian dan kelompok-kelompok penelitian pada tingkat fakultas, jurusan/prodi; mengadakan workshop hasil penelitian secara intensif, menerbitkan jurnal ilmiah pada tingkat fakultas, departemen/program studi.
  4. Pengembangan payung program pengabdian kepada masyarakat dan pelaksanaannya dalam rentang 5 tahun, termasuk yang berbasis hasil penelitian dengan menjalin kemitraan baik melalui lembaga pemerintah maupun swasta, pada tingkat fakultas maupun jurusan/prodi dengan target pencapaian tersedianya sejumlah proposal pengabdian dan kelompok-kelompok peneliti.
  5. Melakukan skill mapping terhadap keahlian para dosen yang ada di masing-masing departemen/program studi.
  6. Inventarisasi potensi dan sumber daya yang dimiliki sehingga terdapat kesesuaian dengan kebutuhan pasar melalui pelayanan pendidikan masyarakat maupun membuka usaha komersial yang menghasilkan produk jasa dan/atau barang sebagai penerapan hasil ciptaan perguruan tinggi untuk menambah pendapatan fakultas.

2.1         Tata Pamong

Dengan terbitnya Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 15 Tahun 2014 tentang Statuta Universitas Pendidikan Indonesia, dilanjutkan dengan penetapan Peraturan Majelis Wali Amanat Nomor 03/PER/MWA UPI/2015 tentang Peraturan Pelaksanaan Statuta Universitas Pendidikan Indonesia sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Majelis Wali Amanat Nomor 06/PER/MWA UPI/2015 tentang Perubahan Atas Peraturan Majelis Wali Amanat Nomor 03/PER/MWA UPI/2015 Tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 2014 Tentang Statuta Universitas Pendidikan Indonesia, UPI telah memiliki peraturan dasar bagi pengelolaan dan penyelenggaraan pendidikan. Untuk melaksanakan Statuta dan Peraturan MWA tersebut, Rektor diberi kewenangan untuk menyusun dan menetapkan Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) Universitas Pendidikan Indonesia. SOTK yang berlaku sekarang yaitu Peraturan Rektor Nomor 6489/UN40/HK/2015 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Universitas Pendidikan Indonesia.

Organisasi dan tata kerja di FPIPS mengacu pada struktur organisasi dan tata kerja UPI yang telah disusun dan ditetapkan berdasarkan PP Nomor 6 Tahun 2004 tentang UPI BHMN, ketetapan MWA Nomor 15/MWAUPI/2006, Peraturan Pemerintah No. 66 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan, Ketetapan Majelis Wali Amanat UPI No. 21/TAP/MWA/2010 tentang Renstra UPI, dan Peraturan Majelis Wali Amanat UPI No. 03/PER/MWAUPI/2015 tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah nomor 15 tahun 2014 tentang Statuta UPI.

Untuk menjaga kesinambungan siklus organisasi sehingga tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan selama melaksanakan tugasnya sudah diatur dalam SK Mendiknas yang menyebutkan bahwa setiap pimpinan satuan organisasi di lingkungan UPI, khususnya di lingkungan FPIPS, wajib mematuhi pedoman dan petunjuk teknis dari Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi, Depdiknas. Demikian halnya, tentang kelengkapan tata pamong FPIPS dapat dilihat pada kelengkapan tata pamong yang dimiliki UPI berdasarkan kepada unsur-unsur Standar Tata Pamong yang telah ditetapkan oleh BAN-PT.

Tugas dan Wewenang

1)     Dekan

Tujuan jabatan:

Memimpin, mengelola, mengkoordinasikan, dan penanggungjawab penyeleng-garaan pendidikan di fakultas.

Tugas dan tanggung jawab:

  1. Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi) dan kerjasama pada tingkat fakultas.
  2. Memimpin dan mengkoordinasikan pengelolaan keuangan, sumber daya manusia, kesejahteraan dan pemberdayaan usaha universitasa, serta fasilitas pendidikan pada tingkat fakultas.
  3. Memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan pembinaan kemahasiswaan, hubungan alumni, kehidupan beragama, sosial budaya dan komunikasi pada tingkat fakultas.
  4. Menyusun program perencanaan, pelaksanaan monitoring dan evaluasi pada tingkat fakultas.
  5. Memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu di fakultas.

Wewenang:

  1. Menyusun rencana program fakultas
  2. Memimpin dan menilai bawahan
  3. Mengatur pemberian tugas bawahan
  4. Menegur bawahan
  5. Menyusun anggaran keuangan (RKAT) fakultas
  6. Menentukan arah kebijakan fakultas
  7. Menetapkan keputusan

                                                   

Keterampilan :

  1. Pengetahuan dan pengalaman dalam kepemimpinan
  2. Pengetahuan dan pengalaman dalam pengelolaan/manajemen organisasi
  3. Pengetahuan dan pengalaman dalam penyelenggaraan pendidikan
  4. Berkemampuan berkomunikasi baik lisan, tulisan atau menggunakan media

Pelatihan : Diklatpim, Diklatjab, ISO 9001:2008.

 

2)     Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan

Tujuan Jabatan :

Mewakili/membantu dekan dalam memimpin, mengelola, mengkoordinasikan dan penanggungjawab penyelenggaraan pendidikan di fakultas.

Tugas dan tanggung jawab :

  1. Mewakili/membantu dekan dalam memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi) dan kerjasama pada tingkat fakultas.
  2. Mewakili/membantu dekan dalam memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan pembinaan kemahasiswaan, hubungan alumni, kehidupan beragama, sosial budaya dan komunikasi pada tingkat fakultas.
  3. Mewakili/membantu dekan dalam memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu di tingkat Fakultas

Wewenang :

  1. Mengusulkan bahan rencana program fakultas
  2. Memimpin dan menilai bawahan
  3. Mengatur pemberian tugas bawahan
  4. Menegur bawahan
  5. Mengusulkan arah kebijakan fakultas
  6. Mengusulkan untu penetapan Keputusan dekan

Keterampilan :

  1. Pengetahuan dan pengalaman dalam kepemimpinan
  2. Pengetahuan dan pengalaman dalam pengelolaan/manajemen organisasi
  3. Pengetahuan dan pengalaman dalam penyelenggaraan pendidikan
  4. Berkemampuan berkomunikasi baik lisan, tulisan atau menggunakan media

Pelatihan :Diklatpim, Diklatjab, ISO 9001:2008.

 

3)     Wakil Dekan Bidang Keuangan dan Sumberdaya

Tujuan jabatan :

Mewakili/membantu dekan dalam memimpin, mengelola, mengkoordinasikan dan penanggungjawab penyelenggaraan pendidikan di fakultas.

Tugas dan tanggung jawab :

  1. Mewakili/membantu dekan dalam memimpin dan mengkoordinasikan pengelolaan keuangan, sumber daya manusia, kesejahteraan dan pemberdayaan usaha universitasa, serta fasilitas pendidikan pada tingkat fakultas.
  2. Mewakili/membantu dekan dalam menyusun program perencanaan, pelaksanaan monitoring dan evaluasi pada tingkat fakultas.
  3. Mewakili/membantu dekan dalam memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu di tingkat fakultas

Wewenang :

  1. Mengusulkan bahan rencana program fakultas
  2. Memimpin dan menilai bawahan
  3. Mengatur pemberian tugas bawahan
  4. Menegur bawahan
  5. Mengusulkan rencana anggaran keuangan (RKAT) fakultas
  6. Mengusulkan arah kebijakan fakultas
  7. Mengusulkan untu penetapan keputusan dekan

Keterampilan :

  1. Pengetahuan dan pengalaman dalam kepemimpinan
  2. Pengetahuan dan pengalaman dalam pengelolaan/manajemen organisasi
  3. Pengetahuan dan pengalaman dalam penyelenggaraan pendidikan
  4. Berkemampuan berkomunikasi baik lisan, tulisan atau menggunakan media

Pelatihan : Diklatpim, Diklatjab, ISO 9001:2008.

 

4)     Kasi Keuangan dan Kepegawaian

Tujuan jabatan :

Memimpin, mengelola, dan penanggungjawab seksi keuangan dan kepegawaian

Tugas dan tanggung jawab :

  1. Menyusun rencana, program kerja, dan POB seksi keuangan dan kepegawaian sebagai pedoman pelaksana tugas.
  2. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya.
  3. Memberi petunjuk kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
  4. Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan untuk pembinaan dan pengembangan karier.
  5. Menyusun konsep rencana kebutuhan pegawai administrasi dan edukatif.
  6. Menyusun konsep usul pengadaan dan penempatan pegawai.
  7. Menyusun konsep pengembangan pegawai.
  8. Menyusun konsep usul mutasi pegawai.
  9. Menyusun konsep usul pengangkatan dosen luar biasa.
  10. Memeriksa permohonan cuti pegawai di lingkungan fakultas
  11. Menyusun konsep rencana anggaran rutin dan pembangunan fakultas.
  12. Mengajukan usul pembuatan karis, karsu, kartu Askes, taspen dan karpeg.
  13. Menyusun konsep usul kenaikan pangkat dan jabatan dosen, pemberhentian dan  pemensiunan pegawai.
  14. Menyusun konsep penggunaan anggaran rutin dan pembangunan.
  15. Menyusun laporan penggunaan anggaran rutin dan penbangunan sebagai              pertanggungjawaban.  
  16. Menyusun laporan seksi sesuai dengan hasil yang telah dicapai sebagai            pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

 

Wewenang :

  1. Menyusun rencana program seksi
  2. Memimpin dan menilai bawahan
  3. Mengatur pemberian tugas bawahan
  4. Menegur bawahan
  5. Mengusulkan anggaran keuangan

 

Keterampilan :

  1. Mampu mengusai komputerisasi
  2. Mengusai tentang dasar-dasar kepemimpinan

Pelatihan : Diklatpim, Diklatjab, dan ISO 9001:2008

 

5)      Kasi Pendidikan dan Kemahasiswaan

Tujuan jabatan :

Memimpin, mengelola, penanggungjawab seksi pendidikan dan kemahasiswaan.

Tugas dan Tanggung Jawab :

  1. Menyusun rencana, program kerja dan POBseksi sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
  2. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya.
  3. Memberi petunjuk kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
  4. Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan untuk pembinaan dan pengembangan karier.
  5. Menganalisis dan mempelajari informasi yang berkaitan dengan bidang pendidikan dan kemahasiswaan.
  6. Mengawasi dan mengkoordinasikan penyusunan jadwal perkuliahan, UTS dan UAS.
  7. Mengatur penggunaan ruang kelas dan laboratorium untuk kelancaran proses belajar mengajar.
  8. Mengatur dan membantu penyelenggaraan pembekalan PPL tingkat fakultas, ujian sidang dan wisuda.
  9. Mengatur mengawasi, merekap dan melaporkan monitoring perkuliahan setiap semester.
  10. Menyusun, menginformasikan jadwal perkuliahan, masa bimbingan studi, registrasi, dan pelaksanaan FKKB kepada jurusan, dosen dan mahasiswa.
  11. Melayani mahasiswa dalam pengusulan beasiswa, pembuatan surat-surat rutin, proses pengajuan berhenti sementara, perpanjangan masa studi dan pindah jurusan.
  12. Melaksanakan workshop/pelatihan untuk menambah pengetahuan dan meningkatkan keterampilan bawahan.    
  13. Melaksanakan urusan kearsipan hasil pelaksanaan kegiatan pendidikan.  

Wewenang :

  1. Menyusun rencana program seksi
  2. Memimpin dan menilai bawahan
  3. Mengatur pemberian tugas bawahan
  4. Menegur bawahan
  5. Mengusulkan anggaran keuangan seksi 

Keterampilan :

  1. Mampu mengusai komputerisasi
  2. Mengusai tentang dasar-dasar kepemimpinan

Pelatihan : Diklatpim, Diklatjab, Diklat Pengadaan dan ISO 9001:2008

 

6)    Kasubbag Aset, Fasilitas dan TIK

Tujuan jabatan :

Memimpin, mengelola, dan penanggungjawab bagian aset, fasilitas, dan TIK.

Tugas pokok dan tanggung jawab :

  1. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian pedoman pelaksanaan tugas.
  2. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya.
  3. Memberi petunjuk kepada bawahan untuk kelancaraan pelaksanaan tugas.
  4. Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan untuk pembinaan dan pengembangan karier.
  5. Melaksanakan urusan surat menyurat, pengetikan, pengadaan, ekspedisi, dan kearsipan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
  6. Memelihara kebersihan, keindahan, keamanan/ketertiban ruang, halaman, gedung/ruang kuliah, fasilitas umum, dan pertamanan untuk kenyamanan kerja.
  7. Melaksanakan urusan penerimaan tamu pimpinan, upacara resmi, pertemuan resmi, dan perjalanan dinas untuk ketertiban dan kelancaran tugas pimpinan.
  8. Melaksanakan urusan kegiatan hubungan masyarakat dan kerjasama untuk menunjang kegiatan fakultas.
  9. Menyusun konsep rencana kebutuhan pengadaan barang perlengkapan sebagai bahan masukan atasan dan melaksanakan pengadaannya.
  10. Melaksanakan urusan penyimpanan, distribusi, dan perawatan barang perlengkapan untuk keamanan ketepatan penggunaan barang.
  11. Melaksanakan inventarisasi barang-barang yang ada, tertib administrasi serta melaporkan secara berkala baik triwulan maupun tahunan.
  12. Menyusun konsep usul penghapusan barang inventaris sebagai bahan masukan atasan.
  13. Menyusun laporan sub bagian sesuai dengan hasil yang telah dicapai sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
  14. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

Wewenang:

  1. Menyusun rencana program sub bagian
  2. Memimpin dan menilai bawahan
  3. Mengatur pemberian tugas bawahan
  4. Menegur bawahan
  5. Mengusulkan anggaran keuangan sub bagian 

Hubungan Kerja :

  1. Hubungan internal  : Semua karyawan/unit kerja, pejabat
  2. Hubungan Ekternal : Direktorat akademik, TIK, bagian pengadaan & penghapusan biro aset dan fasilitas, biro perencanaan.

 

2.1       Kepemimpinan

FPIPS UPI menerapkan pola kepemimpinan yang berasaskan kepemimpinan kolegial, kolektif, dan partisipatif, baik dalam setiap langkah perencanaan, pelaksanaan, maupun monitoring dan evaluasi. Agar pola kepemimpinan dapat dijalankan secara efisien dan efektif, maka  kepemimpinan di FPIPS harus mencerminkan kepemimpinan operasional, kepemimpinan organisasi dan kepemimpinan publik.

 

a)    Kepemimpinan Operasional

Setiap  organ dalam struktur organisasi FPIPS senantiasa melaksanakan tugas sesuai tupoksi yang ditetapkan oleh MWA. Tupoksi yang telah ditetapkan untuk setiap organ dalam organisasi FPIPS memastikankan bahwa semua organ berperan dan memberikan kontribusi kongkrit  dalam semua kegiatan di FPIPS, mulai dari penyusunan visi dan misi, penyusunan renstra, dan yang paling operasional rencana kegiatan tahunan (RKAT). Setiap organ menyampaikan rencana kegiatan tahunan yang kemudian dihimpun dan disetujui bersama dalam RKAT FPIPS UPI. Setelah RKAT disetujui, maka setiap organ mengimplementasikan RKAT tersebut sesuai dengan porsinya masing-masing. Secara internal, monev terhadap implementasi kegiatan dilakukan secara bersilang yang dilaksanakan dan dikendalikan oleh Satuan kendali mutu (SKM).

b)    Fungsi Kepemimpinan Organisasi

Kepemimpinan organisasi di FPIPS mencerminkan fungsi koordinasi vertikal dan horizontal. Pimpinan FPIPS harus mampu menjembatani fungsi koordinasi antara departemen/program studi dengan struktur organisasi yang lebih tinggi (pimpinan UPI) agar pemahaman tata kerja antar Universitas, FPIPS dan departemen/program studi dapat terjaga dengan baik. Untuk membangun kesepahaman tata kerja antara FPIPS  dengan departemen/program studi dan antara departemen/program studi dengan departemen/program studi, maka rapat koordinasi secara berkala (bulanan) dilaksanakan dengan koordinasi FPIPS.

 

c)    Kepemimpinan Publik

FPIPS UPI telah secara konsisten melaksanakan kepemimpinan publik. Bebagai jalinan kerja sama dengan berbagai  pihak seperti dengan Mahkamah Konstitusi; Pemerintah Pusat, Pemerinah Provinsi, dan Pemerintah Kota/Kabupaten; Direktorat Pembinaan SMP; SMP dan SMA sederajat; Asosiasi Profesi; Media Massa (Media cetak dan televisi); Universitas Negeri dan Swasta; PGRI: MGMP; dan per-Bank-an. Kerangka kerjasama dibangun dalam kaitan kerja sama untuk peningkatan kualifikasi baik dosen maupun mahasiswa, kegiatan PkM,  penelitian, serta sharing expertise. Bentuk kerjasama yang bertujuan untuk peningkatan kualitas FPIPS dilakukan dengan institusi luar negeri dalam berbagai bentuk kegiatan penelitian seperti Flinders University Australia, Dortmund University Jerman, Mokwon University of Korea, Multimedia University Malaysia, Universiti Sains Malaysia dan masih banyak lagi. Dalam bidang studi dan seminar seperti Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI) Malaysia, Yongsei University Korea Selatan, Universiti sans Malaysia, Tsing Hua University Beijing China, dan sebagainya. Kerjasama dalam bidang penelitian dan peningkatan kelembagaan dilakukan dengan berbagai universitas terkemuka di luar negeri, yang pada dasarnya dibangun untuk memfasilitasi penelitian dosen.

 

Selain itu, kepemimpinan publik ditunjukkan oleh pimpinan FPIPS  dalam wujud dorongan kepada prodi dan dosen untuk terlibat aktif dalam asosiasi profesi. Hampir sebagian besar dosen FPIPS menjadi anggota asosiasi profesi. Banyak pula diantaranya yang aktif menjadi ketua/pengurus asosiasi.

 

2.4    Sistem Pengelolaan

Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup planning, organizing, staffing, leading, controlling, serta operasi internal dan eksternal.Sistem pengelolaan fakultas serta ketersediaan Renstra dan Renop sebagai berikut.

Perencanaan merupakan aspek tata kelola yang utama, yang apabila dilakukan dengan matang akan berimbas positif terhadap langkah/aspek pengelolaan yang lain. dalam bidang perencanaan kegiatan di FPIPS dikemas dalam bentuk renstra (lima tahunan) dan Renop tahunan dalam bentuk RKAT  tahunan (Daftar Rincian Kegiatan dan Anggaran).  Penyusunan RKAT fakultas berasal dari rencana kerja pada tingkat fakultas maupun berasal dari masing-masing jurusan dan program studi yang ada di lingkungan FPIPS dan diajukan melalui rapat fakultas. Adapun RKAT UPI tahun 2014 disusun dengan merujuk kepada UU No 17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara, UU No. 1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, UU No 15 tahun 2004 tentang Pemeriksaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara, dan Pedoman Implementasi RKAT 2009 sebagaimana tertuang dalam SK Rektor No 0044/H40/PR/2009, tanggal 7 Januari 2009. Selain berdasarkan panduan/pedoman universitas, penyusunan renstra FPIPS UPI juga didasarkan pada masukan dari setiap departemen/program studi. Renstra kemudian ditetapkan oleh Pimpinan FPIPS, yang kemudian digunakan sebagai acuan dalam penyusunan Renop (RKAT) FPIPS dan Departemen/Program Studi.. RKAT yang telah disusun oleh FPIPS selanjutnya digunakan sebagai bagian dari RKAT universitas yang kemudian diusulkan kepada MWA untuk mendapatkan pengesahan. RKAT yang telah disahkan oleh MWA menjadi dasar pelaksanaan kegiatan-kegiatan untuk mencapai visi dan misi universitas yang dibangun dari pencapaian visi dan misi dari unit-unit pelaksana seperti FPIPS.

Sesuai dengan SOTK UPI, pengorganisasian oleh FPIPS dalam melaksanakan fungsi-fungsi managemen, dilakukan dengan pembagian dan pendistribusian tugas, kewenangan, dan hubungan kerja yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi pada setiap unit utama, unit dasar dan unit pendukung. Selain itu pengorganisasian dilakukan dengan menata rangkaian kegiatan yang bersifat serial dan paralel dari tiap-tiap unit. Kegiatan tersebut meliputi kegiatan akademik seperti penerimaan mahasiswa baru, perkuliahan, pembimbingan, ujian, wisuda dan kegiatan pendukung layanan akademik lainnya. Hal yang menonjol dalam pengorganisasian ini adalah kegiatan koordinasi yang dilakukan oleh FPIPS. Kegiatan koordinasi dalam bentuk rapat koordinasi bulanan ini bertujuan untuk mensinergikan kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada unit-unit di lingkungan FPIPS yang mengacu pada pencapaian misi dan visi FPIPS, minimal pencapaian sasaran dan tujuan FPIPS.

Pengembangan staf dilakukan oleh SPs terutama dilakukan pada staf yang melaksanakan fungsi dukungan untuk pelayanan akademik, seperti staf dosen, staf pendukung (tenaga administratif, akademik dan sumber daya keuangan dan fasilitas). Pelayanan dukungan akademik yang dilakukan staf menjadi strategis karena akan mempertemukan layanan yang sifatnya rencana dengan implementasi, sebagai contoh sinkronnya jadwal dengan pelaksanaan perkuliahan, pembimbingan dan ujian.

Bentuk pengembangan staf pendukung di antaranya dengan pembinaan staf dalam memahami visi dan misi, sasaran dan tujuan FPIPS yang dikaitkan dengan porsi tugasnya. Pengembangan dilakukan baik dalam bentuk workshop, peningkatan kompetensi dan kualifikasi  maupun rotasi penugasan. Beberapa kegiatan untuk menunjang peningkatan kualitas pegawai tersebut di antaranya meliputi peningkatan komputerisasi informasi kepegawaian dan akademik, diklat pegawai, merotasi pegawai, dan promosi jabatan pegawai. Pengembangan staf dosen telah dilakukan meliputi peningkatan kompetensi dalam bidang pendidikan (pelatihan supervisor tesis, pelatihan IT, pelatihan system informasi UPI, pelatihan bidang keahlian), bidang penelitian (pelatihan/workshop metode penelitian, penulisan karya ilmiah jurnal internasional), dan bidang tata kelola (pelatihan ISO 9001: 2008, pelatihan system AUN QA, pelatihan pengelolaan jurnal).

Di bidang kesejahteraan karyawan dan dosen telah dilakukan upaya peningkatan melalui pemberian tunjangan prestasi, tunjangan manajemen, tunjangan tengah tahun, tunjangan uang munggah,  tunjangan hari raya, dan remunerasi.

Pengawasan dilakukan secara internal dan eksternal. Pengawasan internal dilakukan pada bidang akademik melalui kegiatan monitoring dan evaluasi yang dilakukan oleh pimpinan Universitas melalui SPM (kegiatan audit mutu internal, AMI) dan oleh FPIPS  melalui SKM (Audit mutu Akademik). Dalam bidang keuangan dan sumber daya, pengawasan internal dilakukan oleh Satuan Audit Internal (SAI). Selain oleh BAN PT, sebagai lembaga yang telah menerapkan sistem managemen mutu ISO 9001;2008, Dalam bidang keuangan Audit keuangan telah dilaksanakan baik oleh lembaga keuangan pemerintah (BPKP/BPK) dan lembaga nonpemerintah (Akuntan Publik).

Pengarahan dilakukan oleh pimpinan FPIPSsebagai bagian dari tugas organisasi yang dilakukan terhadap pimpinan program studi, dosen dan staf pendukung lainnya dilakukan dalam bentuk formal dan tidak formal. Pengarahan dalam bentuk formal minimal dalam satu bulan sekali dalam rapat koordinasi yang dihadiri oleh pimpinan FPIPS, departemen/program studi dan tenaga adminstrasi. Isi pengarahan berupa upaya-upaya dan kiat-kiat yang harus dilakukan dalam peningkatan mutu akademik dan mutu layanan akademik dalam mewujudkan misi dan visi FPIPS. Selain itu, isi arahan adalah memberikan/menyampaikan berbagai solusi terhadap kendala-kendala yang dihadapi dalam peningkatan mutu dan peningkatan mutu layanan akademik. Pengarahan terhadap staf dosen dilakukan secara terkoordinasi baik oleh FPIPS (setiap tahun sekali) maupun oleh departemen/program studi (minimal setiap semester). Pengarahan secara tidak formal dilakukan oleh pimpinan FPIPS dalam setiap kesempatan.

Setiap implementasi mutu pengelolaan FPIPSyang terdiri dari kegiatan akademik dan non akademik,  direpresentasikan oleh personil-personil yang sesuai dengan bidangnya. Pada tingkat FPIPS, Tanggung jawab seluruh kegiatan direpresentasikan oleh Dekan FPIPS yang didukung oleh Kabag TU. Pengelolaan akademik direpresentasikan oleh wakil dekan bidang akademik dan kemahasiswaan yang dibantu oleh sub bagian akademik. Pengelolaan sumber daya dan keuangan direpresentasikan oleh wakil dekan bidang keuangan dan sumber daya yang didukung oleh pengelolaan keuangan direprentasikan oleh sub bag keuangan dan kepegawaian serta subag umum dan perlengkapan. Sementara itu, sebanyak 12 Deparemen/Program Studi di Lingkungan FPIPS UPI merupakan representasi dari komunitas unit  layanan akademik universitas secara keseluruhan. 

Penganggaran merupakan bagian dari aspek dalam pengelolaan FPIPS. Penganggaran dituangkan dalam RKAT FPIPS dan Departemen/Program Studi. Model penganggaran menggunakan sistem yang berbasis kinerja, dengan sumber pengganggaran adalah DIPA, UTU dan sumber lain seperti kerja sama antara FPIPS dengan instansi terkait.

Di bidang keuangan telah dilakukan kegiatan penataan di antaranya pemantapan sistem penganggaran dan alokasi sistem penganggaran terpadu, pemantapan sistem pengendalian dan pemantauan keuangan. Untuk mendukung kelancaran pelaksanaan program UPI secara terus menerus melakukan kajian terhadap berbagai kebijakan, seperti diterapkannya sistem double entry pada pengelolaan anggaran dan  perubahan penetapan pajak pendapatan dari 15% menjadi 5 % untuk program yang didanai UTU. Sistem pengelolaan anggaran telah dilaksanakan terpadu menggunakan program online SIKU.

2.5    Sistem Penjaminan Mutu Fakultas

Jelaskan sistem penjaminan mutu dalam Fakultas. Jelaskan pula standar mutu yang digunakan.

Pengendalian mutu di tingkat universitas dilakukan oleh Satuan Penjaminan Mutu (SPM) UPI, sedangkan di setiap unit untuk setiap kegiatan yang diselenggarakan dilakukan oleh Satuan Kendali Mutu (SKM) di unit kerja yang bersangkutan. Pengendalian mutu ini diarahkan pada pencapaian standar atau sasaran mutu yang telah ditetapkan dan perbaikan mutu berkelanjutan (continuous quality improvement).  

Penjaminan mutu UPI secara internal dikoordinasikan/difasilitasi oleh Satuan Penjaminan Mutu (SPM) UPI  dan secara eksternal penjaminan melibatkan Badan Akreditasi Nasional Pendidikan Tinggi (BAN-PT) dan atau lembaga lain yang kompeten, seperti ISO.

Kebijakan mutu  pada SPs, sejalan dengan tujuan kebijakan mutu UPI yaitu merencanakan, mencapai, memelihara, dan meningkatkan standar atau sasaran mutu SPs UPI secara berkelanjutan, serta memuaskan stakeholders. Dalam jangka panjang, penjaminan mutu UPI dilakukan untuk mewujudkan visi SPs UPI.

Untuk mencapai tujuan penjaminan mutu di atas, UPI merancang dan melaksanakan strategi penjaminan mutu yang mengacu pada pedoman penjaminan mutu yang ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Penjaminan mutu UPI dikoordinasikan oleh Rektor UPI melalui Satuan Penjaminan Mutu (SPM).  Adapun strategi penjaminan mutu UPI adalah seperti diuraikan berikut:

(1)  Mengembangkan sistem penjaminan mutu UPI dan perangkat implementasinya;

(2)  Membangun dan atau meningkatkan komitmen pimpinan UPI dan seluruh unit kerja untuk melaksanakan penjaminan mutu setiap kegiatan yang diselenggarakannya sesuai dengan sistem penjaminan mutu UPI dan model implementasinya;

(3)  Menetapkan sasaran atau standar mutu UPI dan unit kerja di lingkungan UPI untuk setiap periode mutu;

(4)  Merancang organisasi dan mekanisme kerja penjaminan mutu UPI serta melaksanakannya secara konsisten;

(5)  Mengidentifikasi satuan kegiatan untuk setiap butir mutu pada setiap tahap dalam proses bisnis UPI, serta menetapkan kegiatan yang mutunya dijaminkan;

UPI menentukan dan merumuskan standar mutunya melalui analisis sistemik terhadap komponen-komponen sistem penyelenggaraan pendidikan tinggi yang mencakup masukan, proses, keluaran, dan dampak.

Kegiatan penjaminan mutu di UPI dilaksanakan dengan mengacu pada panduan mutu Universitas. Panduan ini dirumuskan berdasarkan Ketetapan MWA No.001/TAP/MWA UPI/2009 tentang Anggaran Rumah Tangga Bab XI mengenai Auditor Internal, Auditor Eksternal, dan Penjaminan Mutu. Pasal 101 dalam ketetapan tersebut ditegaskan:

(1)  Pimpinan Universitas melaksanakan penjaminan mutu untuk memenuhi Standar yang berlaku secara nasional dan/atau internasional.

(2)  Penjaminan mutu dilakukan secara berkelanjutan oleh seluruh unit unsur pelaksana akademik, administrasi, usaha, dan unsur penunjang Universitas di bawah koordinasi Satuan Penjaminan Mutu (SPM).

(3)  Tatanan kelembagaan, tugas pokok, fungsi, dan kewenangan SPM sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diatur dengan Peraturan Rektor.

(4)  Keberhasilan penjaminan mutu antara lain dinyatakan dalam nilai akreditasi dan keterserapan lulusan oleh stakeholders.

(5)  Akreditasi wajib bagi setiap unsur pelaksana akademik yang dilaksanakan oleh badan akreditasi yang relevan, baik nasional maupun internasional.

Selanjutnya, ketetapan ihwal penjaminan mutu UPI tersebut dilaksanakan melalui proses atau tahapan kegiatan sebagai berikut:

(1)  Menyusun standar atau sasaran mutu yang dituangkan dalam rencana mutu UPI untuk setiap periode mutu. Penyusunan standar atau sasaran mutu ini didasarkan pada rencana strategis UPI;

(2)  Setiap unit kerja menyusun standar mutu unit kerja yang bersangkutan dan  standar atau sasaran mutu setiap kegiatan untuk setiap butir mutu pada setiap periode mutu;

(3)  Setiap unit kerja menyusun mekanisme kegiatan untuk setiap satuan kegiatan yang dituangkan dalam prosedur operasional standar (standard operational procedure);

(4)  Setiap unit kerja melaksanakan penjaminan mutu kegiatan yang diselenggarakannya dengan melaksanakan prosedur operasional standar (standard operational procedure) kegiatan itu;

(5)  Setiap unit kerja melaksanakan pengendalian mutu kegiatan yang diselenggarakannya dengan melakukan evaluasi atau pengukuran hasil kegiatan dengan standar atau sasaran mutu yang telah ditetapkan. Hasil kegiatan evaluasi atau pengukuran ini kemudian ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan mutu secara berkelanjutan (continuous quality improvement); 

(6)  Melaksanakan evaluasi mutu untuk setiap periode mutu yang difokuskan pada audit implementasi sistem penjaminan mutu dan audit tingkat ketercapaian standar atau sasaran mutu UPI dan atau unit kerja di lingkungan UPI. Kegiatan audit mutu ini dilaksanakan oleh Satuan Audit Internal (SAI) UPI.

Sehubungan konsep tersebut, fakultas harus mampu merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan mutu, baik untuk setiap satuan kegiatan pada setiap butir mutu maupun seluruh kegiatan dalam proses bisnis yang diselenggarakannya. Penjaminan mutu FPIPS secara internal dikoordinasikan atau difasilitasi oleh Satuan Kendali Mutu Fakultas (SKM-Fakultas) yang dibentuk oleh dekan. Sedangkan secara eksternal penjaminan itu melibatkan Badan Akreditasi Nasional Pendidikan Tinggi (BAN-PT) dan atau lembaga lain yang kompeten. Adapun tugas SKM di setiap unit kerja sebagai berikut.

  1. Menyusun standar mutu kerja dan bersama-sama GKM menyusun standar mutu setiap kegiatan pada unit yang bersangkutan;
  2. Mengkoordinasikan, memfasilitasi, dan memotivasi GKM untuk menyusun Prosedur Operasional Baku (Standard Operational Procedure) setiap kegiatan yang diselenggarakan;
  3. Bersama-sama GKM memotivasi pelaksana kegiatan untuk melaksanakan kegiatannya sesuai dengan Prosedur Operasional Baku (Standard Operational Procedure) kegiatan itu;
  4. Melaksanakan evaluasi atau pengukuran yang dicapai unit kerja dan memotivasi pelaksana kegiatan atau GKM untuk melaksanakan evaluasi atau pengukuran mutu hasil kegiatan, serta melakukan tindakan perbaikan mutu berkelanjutan (continuous quality improvement); dan
  5. Melaporkan secara berkala pelaksanaan penjaminan mutu unit kerja untuk setiap periode mutu.

Selain itu, penjaminan mutu khususnya mutu pelayanan akademik di FPIPS juga dikelola dengan mengacu pada standar ISO 9001:2008. Pada standar ini, dikoordinasikan oleh seorang Management Representative (MR) yang dibantu oleh Document Controller (DC) baik pada tingkat fakultas, departemen dan program studi serta unit lainnya. Pelaksanaan penjaminan mutu akademik berpedoman pada POB (Prosedur Operasional Baku) dan Prosedur Mutu yang telah dirumuskan sebelumnya.

Untuk melihat sejauhmana ketercapaian pelaksanaan mutu pelayanan dapat dikontrol melalui form PTPP (Permintaan Tindakan Perbaikan/ Pencegahan) dan form LPJLTS (Laporan Produk/Jasa layanan Tidak Sesuai) pada setiap bulan dan/atau semester yang diaudit secara internal oleh para auditor yang sudah bersertifikat. Auditor tersebut berasal dari tenaga dosen dan karyawan yang dididik dan dilatih oleh lembaga terkait untuk menjadi auditor. Sedangkan audit eksternal penjaminan mutu dilakukan dengan melibatkan PT. URS Services Indonesia yaitu lembaga lain yang memiliki kewenangan untuk mengaudit. Hasil audit secara internal maupun surveillance secara eksternal oleh PT. URS Services Indonesia dilaporkan dalam bentuk pertemuan tinjauan manajemen yang dilaksanakan per semester setiap tahunnya.